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加强电子文件归档工作的思考/于泽昕

作者:法律资料网 时间:2024-07-07 20:08:44  浏览:8336   来源:法律资料网
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加强电子文件归档工作的思考

于泽昕


  随着信息技术、网络技术的发展,电子文件大量产生。电子文件以其操作方便、传递快捷、存储空间小、信息容量大等特点,具有传统文件无法比拟的优势。在电子文件大量产生的同时,如何保障电子文肪有效利用,已经成为人们所关注的重要问题。

一、慎选电子文件归档方法与移交途径

  电子文件归档管理是近年来随着信息技术、网络技术发展而推行的一种全新的归档管理模式。为了保障电子文件得到及时归档与有效利用,档案部门必须在科学推动电子文件归档的工作中,密切结合本单位办公造化与信息管理工作的实际,将电子文件归档纳入本单位的归档制度体系建设之中。

  1、建立电子文件网络归档专用系统。利用计算机网络系统,建立电子文件归档专用子系统,将所有上网与未上网的、具有保存价值的电子文件通过专用系统传递给档案部门。同时,档案部门要与办公造化与信息管理部门通力合作,选择具有通用性的文本、图像与视频电子文件格式,实行统一管理。

  2、由计算机与信息管理部门负责电子文件归档管理业务。由于计算机与信息管理部门具有一定的技术优势和方便条件,可将电子文件归档任务交由计算机与信息管理部门负责。由计算机与信息管理部门具体实行规划、统筹电子文件归档管理活动,开发集中统一的信息管理系统,使之成为电子文件的“集散地”与“汇集点”。

  必须强调的是:无论采取何种电子文件归档途径,都必须关注电子文件的真实性、完整性、有效性与安全性;同时,档案部门都必须积极参与其中,承担业务指导与监督职能,保障电子文件的有效管理与科学利用。

二、建立电子文件归档管理的质量体系

  1、保障电子文件的真实性。无论电子文件的归档格式与其生成、发送或者接收的格式相同与否,都必须能够准确地表现原来生成、发送或者接收的内容;保证记录电子文件形成、处理、归档过程中的各类凭证信息真实、可靠;对电子文件的形成、积累、鉴定、归档实行有效监控,保证管理工作的连续性;能够识别电子文件的发送、接收人员与时间。

  2、保障电子文件的完整性。确保应归档的电子文件全部归档。同时存在电子文件及相应的纸质或者其他载体形式的文件时,电子文件与纸质或者其他载体形式的文件应一并归档,并切实保证其在内容、格式以及相关说明与描述上的完全一致。

  3、保障电子文件的有效性。必须有效地表现电子文件中所记载的内容,并保证其可以随时调用;保证存储归档电子文件的载体长期有效,并确保能够随着软、硬件的升级换代而及时进行有关电子文件的迁移作业。

  4、保障电子文件的安全性。一般应于次年的6月底之前,将上一年度形成的电子文件经鉴定后向本单位档案部门进行归档移交;有条件的单位,负责电子文件形成的计算机与信息管理等业务部门则应当于电子文件形成后的3个月内,将其向本单位档案部门进行在线移交。
档案部门必须将计算机与信息管理等业务部门移交的、具有保存价值的电子文件进行脱机保存,脱机保存的载体要按照优先顺序依次排列为只读光盘,一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许使用软磁盘、优盘等移动存储设备作为电子文件长期保存的载体。

  对于采取技术手段对内容进行“加密”处理的电子文件,应当在解密后进行脱机保存。在存储电子文件的载体或者装具上应当注明反映其内容的检索标识。在存储涉及国家秘密的电子文件载体或者装具上,还应当具体注明相应的密级与保密期限,并严格按照国家保密法律法规的规定进行管理。

三、建立“三位一体”的电子文件管理运行模式

  电子文件与纸质文件相比,所涉及的问题更为广泛、受到的制约因素更多,仅仅依靠档案部门是难以完成的。因此,应当采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门“三位一体”的电子文件管理运行模式,各部门各司其职、各扬所长。电子文件形成部门熟悉业务,了解电子文件历史联系,对于鉴定电子文件的价值富有“话语权”,是电子文件归档管理工作的主要责任者;档案部门既掌握电子文件归档的原则、方法,又了解全局情况,歌谣 效地发挥统筹全局、把好关口的作用;而计算机与信息管理部门一方面作为电子文件的形成者,另一方面又作为设计与维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门,双重功能集于一身,是电子文件归档制度化、标准化的组织者与实施者。这种“三位一体”的电子文件管理运行模式,可以有效保证电子文件归档管理工作的质量。

四、提高电子文件归档管理人员的素质

  从某种意义上说,电子文件归档管理问题是档案管理工作中的一个新课题,需要掌握新的知识理论与技术手段。而现有的档案工作人员档案信息化知识匮乏,年龄偏大,知识结构老化,尚不能很好地胜任电子文件归档管理工作的需要。因此,必须通过组织业务学习与技术培训等活动,尽快提高档案工作人员对电子文件管理基本知识、实践技能的掌握与应用能力,使其尽早担负起电子文件归档管理工作的重任。档案管理人员首先要掌握丰富的档案专业知识,如归档文件整理方法、电子文件归档方法等知识,用丰富的档案专业知识指导和失去电子文件归档工作。其次,要掌握档案信息化、数字化知识及电子计算机应用技术,并要具有较强的写作、阅读、制图能力,从而提高电子档案的管理水平。

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         论劳动关系的“从属性”
            ——以司法实践中用人单位规避劳动关系的样态为视角

  内容提要

界定劳动关系是否构成的主要标准是劳动的“从属性”,但我国的相关法律法规中仅对“从属性”中的人格从属性有一定体现,而在司法实践中,一些用人单位利用自己的强势地位规避劳动关系[1]法律责任的方式层出不穷,相关法律法规对“从属性”的简单规定已经难以应对。本文中,笔者就结合自己的审判实践及查阅的典型案例,总结归纳用人单位的各种规避劳动关系的样态并对之分析论证、尝试进行制度构建。

在本文中,首先,笔者把用人单位规避劳动关系的样态划分为主体规避与劳务关系规避两个类型,其中,主体规避又分为:以“工头”方式规避、以专门设立来承担劳动关系责任的公司规避、同场地不同主体交错规避三种规避样态。其次,在通说的人格从属性与经济从属性基础上,根据司法实践需要及专家意见,笔者提出了实质从属性与形式从属性的划分方式;根据与劳务关系的区别需要,叙述了劳动关系“从属性”的程度标准问题。其后,结合“从属性”的各种划分方式,对我国现行法律法规的不足进行了分析。最后,笔者尝试进行制度设计,主张构建人格从属性与经济从属性的完整复合体系,区分实质从属性与形式从属性,明确“从属性”的合理程度。


引言

除了主体要件之外,劳动者对用人单位的“从属性”是确定劳动关系是否构成的核心标志。劳动关系的“从属性”包括人格从属性与经济从属性。但是,我国对劳动关系界定的“从属性”标准仍然长期停留于在原劳动部《关于贯彻执行〈中华人民共和国劳动法〉若干问题的意见》及《关于确立劳动关系有关事项通知》中对人格从属性简单的原则性规定,对经济从属性则基本没有体现,同时,也没有根据司法实践的需要划分实质性从属性标准与形式性从属性标准。而在现实中,我国用人单位与劳动者的强弱差别依然分明,用人单位利用自己的强势地位规避劳动关系法律责任的方式多样,这造成了法官断案中的一定困难。在本文中,笔者就结合自己的审判实践对劳动争议类型案件中用人单位较为典型的规避劳动关系样态进行归纳、分析并结合外国的有效做法进行构建尝试。

一、司法实践中用人单位规避劳动关系之样态

劳动法的出发点是防止处于优势地位的用人单位侵害劳动者的合法权利。因而,劳动法对于雇主而言更多的是限制而不是保护。[2]劳动关系的确立对于用人单位来说意味着其应当承担最低工资标准、不得随意解除劳动合同及购买社会保险等法律强制责任。而在现实中,用人单位为了有效规避这些法律责任进而廉价雇佣劳动者,就采取了各种规避劳动关系的方式,较为典型的有以下几种:

(一)主体规避

1.以“工头”方式规避

合格的主体是构成劳动关系的首要要件,我国相关立法中规定劳动争议发生于劳动者与用人单位之间[3],而在现实中,出于对城市的陌生,许多农民工的做工方式往往是由一名亲戚或老乡作为工作的中间联系人,即“工头”。这样,用人单位往往就借此直接在主体上回避劳动关系,极尽可能地把劳动者体现为是受第三方所雇佣,与己无关,自己仅是与第三方存在劳务合同关系或者甚至没有法律关系。比如在工资发放等劳动关系证据认定上,用人单位经常通过“工头”发放、通知农民工,在涉及劳动争议时,用人单位往往会以自己是与“工头”约定或者签订劳务合同为由主张不承担劳动关系责任。

2.以设立专门承担劳动关系责任的公司进行规避

为适应用人单位的主体规避需要,一些地方还出现了不少为承担劳动关系法律责任而专门成立的劳务公司。这些公司的重要业务之一就是与需要用工但不愿承担劳动关系法律责任的公司签订劳务承包合同,在名义上与劳动者签订劳动合同、进行管理并以其名义发放工资,在地方劳动部门需要相应要用工备案的,也由其负责办理手续备查,而在实际过程中,这些公司并没有参与农民工的从招录到使用中的任何实际环节,其收取的“劳务费”代价实质在于出现劳动关系争议时以用人单位名义出面承担相应法律责任,而实际的用人单位也因此有机会从中脱身。

3.多主体同工地交错规避

劳动关系中的用人单位往往是公司企业,但是,对于公司企业的独立法人概念,一般的劳动者仍然十分陌生,所以,在确认劳动关系的相对方时,劳动者经常不以公司企业为准,而是以工作地点、“老板”为准。基于这一点,一些用人单位的设立者为了规避劳动关系的法律责任,就在相邻甚至同一地点上设立不同的两个公司,劳动者一直做同样的工作,但时而与一公司的名义工作,时而又以另一公司的名义工作,农民工因为工种未变,“老板”不变,所以一般都无异议,但在发生劳动争议时,往往就会告错用人单位,告一公司,提交的证据却体现为另一公司的,用人单位也会在两个公司之间相互推诿责任,在漫长的劳动争议处理过程之后,从证据角度可以体现劳动关系的另一公司已经从时效中逃避了责任。

(二)以劳务关系规避劳动关系

劳务关系是指两个或两个以上的平等主体之间就劳务事项进行等价交换过程中形成的一种经济关系。[4]承揽合同、运输合同、保管合同等都属于劳务关系。其关系双方地位平等,遵循商品交换的等价规则,经常依托于劳动成果的完成,其过程中也一般表现为在相对方的场地上进行劳动并结算工钱,甚至也具有劳动关系的一些隶属性,所以,劳动关系与劳务关系十分容易混淆。对此,虽然学者们都在理论上提出了区分的标准,但仍然过于原则,而且相关法律法规中并无体现,于是,现实中力图规避劳动关系法律法规的用人单位往往就选择劳务关系替代劳动关系。这在上述用人单位的主体规避中就经常被使用。而在司法实践中,即使没有出现第三方的主体规避,在双方没有签订劳动合同而劳动关系的证据又欠缺的情况下,用工方一般也都会主张双方之间是劳务关系,在这种情况下,劳动时间长短、劳动关系固有的隶属性都难以查证,而用人单位还往往会提交几张劳动者签写的收条作为劳务结算的证据,造成法院审理判决的难题之一。

二、判定劳动关系成立的主要标准——“从属性”

现实中的劳动关系是一种形式上的财产关系和实际上的人身关系、形式上的平等关系和实际上的隶属关系。[5]劳动关系的构成除了主体自身的条件限制之外,关键就是主体之间的“从属性”特征。在市场经济的条件下 ,劳动者的工作方式 、劳动时间、工作场地等劳动条件都是由处于经济关系的核心地位的用人单位所决定的。所以,恰当地区别劳动关系就应当明确“从属性”标准。就劳动关系的本质构成要素而言,“从属性”可分为人格从属性与经济从属性;就司法实践中反映劳动关系的层面而言,“从属性”还可分实质从属性与形式从属性;根据与劳务关系的区别,还涉及到“从属性”的程度标准问题。

(一)“从属性”的基本划分——人格从属性与经济从属性

劳动关系在主体之间主要由工资 、劳动时间、工作场地、生产工具、原料提供等一些列要素构成,所以,从劳动关系的构成要素区分,依通说,劳动关系的“从属性”标准应当从人格从属性与经济从属性进行确定。

1.劳动关系的人格从属性

人格从属性,顾名思义,即为劳动者在人格上从属于用人单位,其具体内涵是指劳动者作用人单位的一成员,在用人单位的决定的时间、方式、场地等内容之下劳动,用人单位有权对劳动者作出合法的劳动指示。因此 ,“人格上的从属性系劳动者自行决定之自由权的一种压抑 。”[6]“即等于是将劳工个人置于雇主之控制范围之内 ,并得支配劳工之人身、 人格 。”[7]人格从属性的判定要素具体可归纳为: (1)对用人单位工作规则及指示的服从,如工作日、工作时间的起止及工作方式等的服从;(2)接受监督、检查:即劳工有义务接受考察、 检查,以确定是否遵守工作规则或雇主个人指示[8];(3)接受用人单位的合法制裁:当劳动者对因自己的过错违反了依法制定的单位制度时,用人单位有权对其进行制裁。

2.劳动关系的经济从属性

广西壮族自治区党委办公厅、自治区人民政府办公厅关于印发《加快小型企业改革的补充规定》的通知

广西壮族自治区党委办公厅 等


广西壮族自治区党委办公厅、自治区人民政府办公厅关于印发《加快小型企业改革的补充规定》的通知
广西壮族自治区党委办公厅 自治区人民政府办公厅



通知
各地、市、县(区)党委和人民政府(行政公署),柳州铁路局,自治区党委和自治区级国家机关各部委办厅局,各人民团体,各大专院校,广西军区、武警广西总队:
经自治区党委、自治区人民政府同意,现将《加快小型企业改革的补充规定》作为《中共广西壮族自治区委员会广西壮族自治区人民政府关于印发〈企业改革整顿的总体方案〉的通知》(桂发〔1998〕12号)的配套文件印发你们,请认真贯彻实施。



党的十五大对经济体制改革作出了全面的部署,要求对国有经济实行战略性调整。各级党委、政府要坚持“三个有利于”的标准,进一步解放思想,加快彻底放开放活国有小型企业的步伐,努力实现经济体制改革的新突破。国有小型企业在改制时,也要强调抓自己的优质产品,主导产
品,强调面向市场,强调抓好企业内部的全面整顿。在继续认真贯彻《自治区党委、自治区人民政府关于加快小型企业改革若干问题的规定》(桂发〔1996〕16号)的基础上,现就加快小型企业改革的有关问题补充规定如下:

一 从实际出发,不断探索小型企业改革的多种形式
第一条 自治区桂发〔1996〕16号文对小型企业改革提出了股份合作制、兼并划转、公司制改造、参加企业集团、嫁接外资、切块分立、出售转让、租赁、托管以及依法破产等10种形式,各地在改革实践中,灵活运用,有所创新,主要形式有:
1、售租结合(抽资租赁)。如把原企业的流动资产转让给企业职工,设备、房屋土地使用权等固定资产由企业职工租赁使用。
2、分立租赁。如将原企业切块分立为若干部分,各分立部分的资产分别实行租赁经营。
3、还本租赁。如承租者在约定期限内分期交纳被租赁资产的本金及租金,租赁期满后被租赁资产的所有权即转移给承租者。租赁期限一般为5至10年。
4、产权置换。如以某个企业的全部产权换取另一优势企业的部分股权,双方获益。
5、抵债返租。在债权银行同意的情况下,有的试行以企业的资产顶抵银行的债务,将企业的产权转移给银行,再由银行将该企业租赁给原企业的经营者或职工,也可租赁给新的经营者或其它企业法人经营。
第二条 继续鼓励企业大胆探索,各地要从实际出发,什么办法、什么形式能把企业搞好搞活,就采用什么办法和形式。在具体操作时,要设计不同方案进行论证、比较,广泛征求职工意见,实事求是,一企业一策,引导企业和职工选择有利于产权制度改革、企业制度创新和资产重组
的形式,不能强迫企业或职工采用某种改制形式,更不能强迫职工集资入股。

二 企业资产的处置
第三条 国有企业资产出售给该企业内部职工的,先将企业净资产剔除土地资产、非生产经营性资产以及离退休职工的养老、医疗保险费用,剩余净资产由职工出资认购,成交价可低于剩余净资产的15%-20%,一次性付清价款的还可再给予应交款10%-20%的优惠。国有企
业产权面向社会公开拍卖的,出让价格由市场决定。
第四条 按照谁投资谁享有产权的原则,搞好改制企业的产权界定工作。国家、法人单位等出资人在企业的投资及投资收益所形成的所有权益归出资人所有;企业自有的奖金节余、工资储备基金,可以折成个人股投入企业,终级所有权归职工股东;也可用于企业改制前职工的个人补充
养老保险和医疗保险。
第五条 改制企业的土地和非生产经营性资产可从净资产中剥离,仅将生产经营性净资产折成股份,由企业职工自愿认购。企业资产量较大,难以全部认购的,未认购部分可由改制企业有偿使用,企业按略低于银行同期贷款利率交纳资产占用费,可在交纳所得税前列支。资产(不含土
地资产)与债务基本持平的企业,改制时可按“零”价向企业职工出售,职工仍按规定认购股份。
第六条 国有企业的产权转让收入,可在同级财政范围内调剂,由当地政府专门用于弥补其他困难国有企业改制时安置职工的费用,不得挪作它用,具体办法由各市、县政府决定。
第七条 企业改制时,产权转让给原企业职工的,原划拨土地使用权可以租赁或以出让方式处置。以租赁方式处置的,在不改变土地使用性质的前提下,租赁费2年内免收,第3-5年按国家规定的租金标准的30%计收,土地使用权不得转让、转租、抵押。以出让方式处置的,出让
金可按最低标准的50%计收,三个月内一次性付款的,再给予应交额20%的优惠;分期付款的,三个月内先付清30%的出让金,其余在5年内付清。
企业被兼并的,原划拨土地在不再转让和不改变用途的前提下,5年内继续保留划拨土地性质。
第八条 流通企业改制时,原属房产管理部门管理的门店等房产,与其它国有资产一并出售给改制企业或企业职工的,售价原则上按重置价执行,具体优惠办法由各市、县政府决定。
第九条 国有企业改制时,国有产权转让收入可留在改制企业使用,企业按略低于银行同期贷款利率交纳资产占用费;对微利企业,经县以上人民政府批准,资产占用费可按银行同期贷款利率的50%收取;对严重亏损的困难企业,经县以上人民政府批准,可免交3-5年的资产占用
费。

三 企业债务的处理
第十条 地方财政基建拨改贷,同级财政预算安排的技改资金有偿使用部分,以及其他财政借款,企业改制时经同级人民政府批准,可转增为国家资本金;各级政府部门原集中的折旧、留利等,借给企业使用后形成的历史债务,改制时可转增为国家资本金。
国有企业改制前的历史债务本息由改制企业逐年偿还。对需要大力扶持的企业,有条件的地方政府可采取财政贴息的方式把企业改制后还款期间的利息承担起来。
第十一条 资不抵债的国有企业,改制时经县以上人民政府批准,一是可以在一定年限内,由同级财政全额返还企业上缴的所得税;二是还可按一定比例返还增值税的地方分成部分;三是经批准在一定年限内免交土地租金。在规定年限内返还的税金和免交的土地租金总额,应能够大体
抵补原企业债务超出资产的部分。
资不抵债企业如将厂区内土地转让或进行房地产开发的,经县以上人民政府批准,土地出让金可全部返还企业用于安置职工、偿还债务。自治区及地市设在各县(市)的直属企业符合条件的可参照执行。
第十二条 资不抵债或连续三年亏损的国有企业,确因生产经营困难形成的欠税,企业改制后可由企业向有批准权的税务部门提出申请,经批准后,五年内挂帐免交滞纳金。

四 改制企业职工的安置和交流
第十三条 资债基本持平和资不抵债的国有企业改制时,先核定一个弥补老职工社会保险费积累不足的资金数,资金可从企业改制后地方财政返还的税收和土地租金中逐年解决。
第十四条 富余人员较多的国有企业改组为股份合作制时,有条件的地方经县以上人民政府批准,可按工业企业正式职工的20%、商贸流通企业正式职工的15%核定富余人员,其安置费用按上年当地职工年均工资收入的2至3倍计算,从国有资产出售给职工的收入中抵扣留给企业
,用于安置富余人员。如这些富余人员仍留在企业工作,则这笔款项由企业用于发展生产经营;职工被新用人单位接纳并签订2年以上劳动合同的,其安置费划入新用人单位;职工进入再就业服务中心托管的,其安置费划入再就业服务中心;职工自谋出路的,其安置费支付给职工本人。
第十五条 改制企业职工距法定退休年龄不足5年,且连续工作年限满20年以上的,或因体弱不能坚持正常生产工作的,可按规定办理离岗退养手续。离岗退养人员的退养和医疗费用,可按退休职工的标准从企业存量资产中一次性划出,在离岗退养人员达到法定退休年龄前仍按规定
继续缴纳养老保险费;到达退休年龄后,办理退休手续由社会保险机构支付养老金。

五 改制企业享受有关税费优惠政策
第十六条 改制企业原享受的各项优惠政策不变;改组为股份合作制的企业,还要比照新办集体企业享受税收优惠政策,经市、县人民政府批准,企业所得税在1至3年内可以先征后返还。股份合作制企业按规定分配给个人投资者红利,凡低于当年度银行五年期定期存款利息的部分免
征个人所得税,超过部分按20%比例税率由企业代扣代缴个人所得税。凡优势企业兼并劣势企业的,原劣势企业的欠税可向有关税务部门申请在兼并后五年内挂帐免交滞纳金。其累计亏损额允许优势企业在兼并后五年内用税前利润弥补。
第十七条 对企业改制必须的审计、资产评估和土地评估等,其费用原则上按现行最低标准减半收取,评估、审计、验资收费合计最高不得超过5000元,对特别困难的企业,经县以上人民政府批准,其评估、审计费用还可减收或免收。其它因改制而需缴纳的费用,除属中央收入外
,原则上应减收或免收,具体收费办法由当地物价部门审核后报当地政府确定。
第十八条 改制企业的工商、税务登记手续,有关部门要尽快予以办理,原则上按变更登记的标准收费;对个别确需按新办企业登记收费的,只收工本费。企业改制为股份合作制的,在国家未有新规定前,暂按《企业法人登记管理条例》进行工商登记,经济性质核定为“股份合作制”


六 做好改制企业的服务工作
第十九条 地、市国有企业和集体企业的改制改组,由各地区行署(市人民政府)审批;县(市)国有企业和集体企业及乡镇集体企业的改制改组,由各县(市)人民政府指定部门审批;区直企业的改制改组,如该企业属国有资本营运机构所辖企业的,由国有资本营运机构审批,其余
属国有企业的由自治区人民政府审批,属集体企业的由自治区人民政府指定部门审批。
第二十条 着力培育产权交易市场,建立存量资产流动和重组的良性机制。筹建广西产权交易中心,实行企业改制与产权的市场交易联动发展,多形式、多渠道地,积极稳妥地把小型企业的出售、转让推向市场,为企业资产跨地区、跨行业、跨所有制流动和重组服务。
第二十一条 各级政府、各部门要转变职能,不能直接干预企业的生产经营,但要认真抓好相关方面的配套改革,制定保障措施,为国有企业的改革与发展创造宽松环境。任何单位均不得向企业乱罚款乱收费和进行各种摊派。
第二十二条 金融部门对改制企业应一视同仁,对经济效益和企业管理好的改制企业的流动资金、技改资金贷款应给予支持;对改制后仍困难的企业,只要原银行债务落实且扭亏有望的,银行应在贷款上给予支持。
第二十三条 国有企业改制放开之后,要防止对改制后企业放后不管及利用改制“甩包袱”的倾向。强化政府的宏观经济管理功能,加强引导,落实服务,真正做到放小帮小扶小。建立和完善社会中介组织对中小企业的服务功能,帮助其了解市场,获得信息,把握产业发展趋势,制定
发展目标,使其在竞争中不断成长壮大。

七 其 他
第二十四条 国有中型企业改革,要分类指导,因地制宜。一部分企业可实行公司制改造、兼并联合、组建或加入企业集团;一部分企业可参照小型企业改革的形式放开放活,在具体实施中按国家、自治区关于小型企业改革的有关政策执行。



1998年5月12日

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